VACIB SƏNƏDLƏRI EVDƏ NECƏ SAXLAMAQ VƏ TƏŞKIL ETMƏK

Ən sənədsiz sənəd sənədləri kabinetində belə təqdim olunmaq üçün mübarizə aparıla bilər - biraz vaxt, səbr və möhkəm kağız saxlama strategiyasına ehtiyacınız var. İstər məktəbdən təzə çıxsanız, istərsə də ilk dəfə yetkin yaşa gəlsəniz və ya hər birinin özünün vacib şəxsi sənədləri olan evli bir uşaqda yaşasanız da, sığorta iddialarından tutmuş hər şeyi düzəltməyə kömək edə biləcək ömürlük bir kağız saxlama sisteminə ehtiyacınız var. kredit kartı çıxarışları. Evdə vacib sənədləri tapmaq və sənədləşdirməyi mümkün qədər asanlaşdırmağın qaydaları.

İLGİLİ: Əhəmiyyətli sənədləri necə dəyişdirmək (və saxlamaq)

1. Yığınları düzün

Sənədlərinizi kateqoriyalara ayırmaqla başlayın (ev, məktəb, ev heyvanları). Adınız, ünvanınız və xüsusilə Sosial Müdafiə və ya kredit kartı nömrəniz kimi şəxsi məlumatları ehtiva edən köhnəlmiş və ya lazımsız sənədləri parçalayın. Daha az həssas sənədlər təkrar emal edilə bilər.

2. Asanlıqla çeşidləyin

Əvvəlcə böyük şəkilli kateqoriyalar, daha sonra daha dar təsvirlərlə etiket yaradın (Tibbi: Julie və ya Vergilər: 2017). Bütün sağ və ya sol nişanlarla manila qovluqlarından istifadə edin - müxtəlif mövqedəki nişanlara nisbətən daha sürətli keçin və əlifba sırasına daxil olun.

3. Uyğun ölçüdə

Nə qədər saxlama sahəsinə ehtiyacınız olduğunu müəyyənləşdirin. Məsələn, sənədlərinizin əksəriyyətini rəqəmsal olaraq saxlayırsınızsa, böyük bir sənəd kabinetindən istifadə etməyin. Bu yer boşuna boş yerə sərf olunur və onu lazımsız sənədlər və ya sənədlər kabinetinə aid olmayan əşyalarla doldurmaq istəyə bilərsiniz. Bunun əvəzinə bir masa üstü fayl qutusunu seçin.

4. Tezliyi düşünün

Yoldan kənar saxlama yerləri (az istifadə olunan şkaflarda yüksək rəflərin olduğunu düşünün) vergi bəyannamələri və bank hesabatları kimi sənədləri arxivləşdirmək üçün mükəmməl yerlərdir. Məktəb formaları və reseptləri kimi daha mütəmadi ehtiyac duyduğunuz əşyalar üçün asan giriş yerlərini ayırın.

5. Bir açılış yastığı yaradın

Gələn poçt və sənədləşmə işləri üçün mətbəx kimi sıx bir ərazidə gündəlik düşmə zonası qurun. Tək bir yer təyin etmək evdə yığınların yığılmasının qarşısını alacaqdır. Gələnlər qutusu və ya divara quraşdırılmış səbət yerdən qoruyacaq və əşyaların çox olduğu və onlarla işləməli olduqları zaman bunu aydınlaşdıracaqdır. Düşmə zonasına bir şey əlavə etmədən əvvəl lazımsız poçt və doldurucu kağızı süzün. Buraya düşən əşyalara həftədə ən azı iki dəfə müraciət edin, sonra sənədləşdirin və ya təkrar emal edin.

6. Səliqəli saxlayın

Üç-altı ayda bir müntəzəm olaraq daxil olan sənədlərinizi böyük bir süpürgədən keçirin. Artıq aktual olmayan sənədləri arxivləşdirin və ya parçalayın. Ev təsərrüfatlarının təmirinə dair vergi bəyannamələri və sənədlər ən azı üç il saxlanılmalıdır.

Bonus: sənədsiz getmək

Sənədləri rəqəmsal şəkildə təşkil etmək açıq şəkildə daha az yer problemi yaradır və kompüterinizin axtarış vasitəsi tam olaraq axtardığınızı tapmaqda kömək edə bilər. Rəqəmsal etiketlər üçün fiziki etiketlər ilə eyni qaydalara əməl edin. Xarici bir sabit diskdə sənədləri yedəkləyin və ya Google Drive kimi bir bulud saxlama xidmətindən istifadə edin. The Evernote Scanable tətbiq (pulsuz; iOS ) kağız sənədləri rəqəmsal sənədlərə sürətlə çevirməyinizə kömək edir.