Kağızı yerinə qoyun

Sənədlər üçün ümumi qayda hər şeyi atmaqdır. Müştərilərim bunu deyəndə həmişə mat qalırlar. Təbii ki, mən kağızları tamamilə ləğv etməyi nəzərdə tutmuram. Mən sadəcə olaraq, yalnız tamamilə zəruri olanları seçmək və qalanlarını atmaq üçün nə qədər qərara ehtiyacımız olduğunu anlamağa çalışıram. Kağız vərəqləri çox incə görünür; biz çox vaxt düşünmədən onlara yapışırıq. Nə qədər çox kağız toplasaq, konkret sənədləri tapmaq üçün bir o qədər çox vaxt lazımdır və onları qaydaya salmaq bir o qədər çətindir.

Bütün sənədlərinizi bir yerə toplayıb hər birinə baxmaqla başlayın. Hətta zərflərdə olan kağızlar da çıxarılmalı və onlara reklam vərəqələri və ya digər arzuolunmaz materiallar qarışdığı halda səhifə-səhifə yoxlanılmalıdır.

Məzmunu gözdən keçirərkən sənədləri kateqoriyalara ayırmaq faydalı ola bilər. Bu, işiniz bitdikdə onları daha tez və asan sənədləşdirməyə imkan verir. Sənədləri geniş şəkildə üç kateqoriyaya bölmək olar: gözlənilən, məcbur olduğunuz üçün saxla və istədiyiniz üçün saxla.

ƏLAQƏLƏR: Gündə Cəmi 5 Dəqiqəyə Kağız Dağınıqlığını Necə Aradan Qaldırmaq olar

Gözləmədə olan kateqoriyaya ödənilməmiş hesablar kimi bir növ əməliyyat tələb edən sənədlər daxildir. Onlarla məşğul olana qədər hamısını bir dik fayl qutusunda saxlamağı məsləhət görürəm. Beləliklə, onlar digər kateqoriyalardakı sənədlərlə qarışmayacaqlar.

Sonra, yadda saxlamağımız lazım olan sənədlərə baxaq. Onları kateqoriyaya görə çeşidləyin və şkafda və ya rəfdəki qovluqlarda fayllayın. Orijinalları saxlamağa ehtiyac yoxdursa, onları skan edə və elektron şəkildə saxlaya bilərsiniz. Bu halda, onları çeşidlədiyiniz zaman skan etməkdənsə, onları daha sonra skan ediləcək yığına qoymaq və hamısını bir anda skan etmək daha səmərəlidir.

Son kateqoriya digər səbəblərə görə saxlamaq istədiyiniz sənədlərdir. Bunlara istinad kimi saxlamaq istədiyiniz sənədlər və ya həqiqətən sizin üçün sevinc bəxş edən sənədlər daxil ola bilər. Ancaq insanlar sadəcə olaraq bir şeyə bağlandıqda, rebound ümumi problem olduğundan, sənədlər üçün əsas qaydanın hamısını atmaq olduğunu unutmayın.

Mənim səliqə-sahman dərslərimdə müştəri hansı sənədləri saxlamaq və hansını atmaq barədə qərar verməkdə çətinlik çəkəndə, hər biri ilə bağlı suallar verirəm - bu sizə nə vaxt lazımdır?, Nə qədər vaxtdır?, Nə qədər tez-tez gedirsiniz? geri dönün və ona baxın?, İnternetdə eyni məzmunu tapa bilərsinizmi?, Onu artıq kompüterinizdə saxlamısınız?, Bu sizdə olmasaydı, nə qədər problem olardı? və Həqiqətən qığılcım yaradırmı? sevinc? Əgər onların hamısını atmalı olduğunuzu düşünsəniz, ofisinizə yenicə girdiyimi və bütün sənədlərinizi parçalayacağımı elan etdiyimi təsəvvür etməyə çalışın. Siz nə edərdiniz? Hansıları parçalayıcıdan xilas etmək üçün çırpınardınız?

Heç vaxt geri qayıtmamağınız üçün kağızları necə saxlamaq olar

Mənim üç saxlama qaydama əməl etdiyiniz müddətcə heç vaxt kağız səliqəsinə qayıtmayacaqsınız.

Əlaqədar maddələr

bir Hər bir kağızı son vərəqə qədər kateqoriyalara ayırın.

Sənədlərinizi təqdimatlar, layihə təklifləri, hesabatlar və fakturalar kimi aydın kateqoriyalara ayırmaqla başlayın. Sizin üçün ən uyğun olan sistemdən istifadə edin. İndi sənədlərinizi həyatınızı asanlaşdıracaq şəkildə təsnif etməyin vaxtıdır.

iki Sənədlərinizi dik saxlayın.

Optimal səmərəlilik üçün sənədləri asılmış fayl sistemində saxlamaq çox vacibdir. Hər bir kateqoriyalı sənədləri ayrı bir qovluğa qoyun və onları rəfdə yerləşdirilmiş sənəd qutusunda və ya şaquli olaraq sənəd kabinetində saxlayın. Onları bu şəkildə saxlamaq, nə qədər kağızınız olduğunu görməyi asanlaşdırır. Həm də səliqəli və səliqəli görünür.

3 Gözləyən bir qutu düzəldin.

Yalnız həmin gün məşğul olmaq üçün lazım olan sənədləri saxlayın. Gözləyən sənədləri emal etdikdə saxlanması lazım olmayanları atın.

Sənədlərinizi çeşidlədikdən və hər bir kateqoriyanın hara aid olduğuna qərar verdikdən sonra iş yerinizə baxın və onları saxlamaq üçün mövcud olan maksimum yer miqdarını müəyyənləşdirin. Bu yaddaş tutumunu aşdığınız zaman kağızlar daşmağa başlayacaq. Bu, orada olanları yenidən nəzərdən keçirməyiniz lazım olduğuna dair bir siqnaldır. Müntəzəm olaraq bu şəkildə yoxlayaraq, sənədlərinizi hər zaman səliqəli saxlaya bilərsiniz.

ƏLAQƏLƏR: Ən Son Kitabında Marie Kondo Sevincin Qığılcımları Olan İşi Necə Tapmağı Açıqlayır

Kitab Kolleksiyanızı qoruyun

Nə vaxtsa oxumağa ümid etdiyiniz bestseller, bacarıqlarınızı təkmilləşdirmək üçün aldığınız mühasibat uçotu ilə bağlı kitab, müştəridən aldığınız kitab... iş yerinizdə hansı kitablar var?

Kitablar bizə işimizi görməyə kömək edə biləcək dəyərli biliklərlə doludur. Masalarımızda və ya kitab rəflərimizdə saxlandıqda, onlar bizə ilham və ya təhlükəsizlik hissi verə bilər. Onları oxumaq motivasiyamızı artıra bilər və sadəcə onları göstərmək məkanımıza şəxsi toxunuş əlavə edə bilər. Əslində isə biz çox vaxt səhv səbəblərdən kitabları iş başında saxlayırıq.

Müştərilərimdən birinin ofisində oxunmamış kitablarla dolu kitab şkafı var idi. Biz onları sayanda 50-dən çox idi və yarıdan çoxu iki il və ya daha çox rəfdə oturmuşdu. Növbəti tətilimdə bacardığım qədər çox oxuyacağam, dedi. Yenidən görüşəndə ​​onun yarı yolda imtina etdiyini eşidəndə təəccüblənmədim. Oxumağa müvəffəq olduğu kitabların əksəriyyəti ən son alış-verişləri idi. Onları oxumamış buraxmaq elə israfçılıq kimi görünürdü ki, mən onları keçmək üçün sürətlə oxumağa qərar verdim, dedi. Ancaq mən bunu sadəcə vəzifə hissi ilə etdiyimi hiss etməyə başladım. Bu mənə heç bir sevinc gətirmədi. Bu, daha da israfçılıq kimi görünürdü, ona görə də onların çoxunu buraxmağa qərar verdim. Sonda o, ofisində yalnız diqqətlə seçilmiş 15 nəfəri saxlamağa qərar verdi.

ƏLAQƏLƏR: 2020-ci ilin ən yaxşı kitabları (İndiyə qədər)

Kitablarınızı səliqəyə salan zaman onların hamısını bir yerə toplamaqla başlayın. Ola bilsin ki, siz hələ kitab şkafınızda olarkən başlıqlara baxaraq onları seçməyin daha yaxşı olacağını düşünürsünüz, lakin lütfən, bu addımı atlamayın. Rəfdə çox qalan kitablar mənzərənin bir hissəsinə çevrilib. Beyniniz, hətta onlar birbaşa gözünüzün önündə olsa belə onları qeydə almır və bu, hansının sevincə səbəb olacağına qərar verməyi çətinləşdirir. Yalnız hər birini əlinizə alaraq, onları ayrı-ayrı varlıqlar kimi görə bilərsiniz.

Müəyyən bir kitabın sevincə səbəb olub-olmadığını mühakimə etməkdə çətinlik çəkirsinizsə, özünüzə müəyyən suallar verməyə çalışın. Məsələn, nə vaxt almısınız? Neçə dəfə oxumusunuz? Yenidən oxumaq istəyirsən?

Özünüzə soruşacağınız başqa bir sual isə o kitabın həyatınızda hansı rol oynamasıdır. Sevinc oyandıran kitablar oxuduğunuzda və təkrar oxuduğunuzda sizi motivasiya edən və enerji verən kitablardır, orada olduqlarını bilməklə sizi xoşbəxt edənlər, sizi ən son məlumatlardan xəbərdar edənlər və işinizi yerinə yetirməyinizə kömək edənlərdir. daha yaxşı, məsələn, təlimatlar.

Son sual ondan ibarətdir ki, əgər siz onu kitab mağazasında görsəniz və ya ona olan marağınız baxımından ən yüksək həddi keçibsə, indi də o kitabı alacaqsınızmı? Onlara pul ödəməyiniz o demək deyil ki, hər kitabı oxuyub bitirməlisiniz.

Bu cür sualları verməkdə məqsəd özünüzü kitablarınızı ağılsızcasına təmizləməyə məcbur etmək deyil. Əksinə, bu, sahib olduğunuz hər biri ilə münasibətinizi araşdırmanıza kömək etməkdir. Əgər kitablar sizin üçün sevinc qığılcımları yaradırsa, o zaman düzgün seçim istədiyiniz qədər inamla saxlamaqdır.

Joy at Work kitabından uyğunlaşdırılmışdır © 2020 KonMari Media Inc. və Scott Sonenshein tərəfindən. Little, Brown and Company, New York icazəsi ilə istifadə edilmişdir. Bütün hüquqlar qorunur.

Mari Kondo müəllifidir bestseller s Təmizləmənin Həyatı Dəyişdirən Sehrli (, amazon.com ; , bookshop.org ) və İşdə Sevinc (, amazon.com ; , bookshop.org ) , və ulduzudur Marie Kondo ilə səliqə-sahman Netflix-də. Scott Sonenshein Rays Universitetinin professoru və ən çox satılan müəllifidir uzanmaq (, amazon.com ; , bookshop.org ) .

• Marie Kondo və Scott Sonenshein tərəfindən