Yazışmalarınızın şəxsi və ya peşəkar olub-olmamasından asılı olmayaraq, zaman zaman bir e-poçt saxta sənəd hazırlamaqda günahkarıq. (Kaş ki, yalnış bir e-poçtu səhv bir şəxsə göndərmə yaddaşını silə bilərsən!) Növbəti dəfə kütlə üçün bir mesaj hazırladığınız zaman, e-poçt etiket qaydalarına əməl edin.

İLGİLİ: Yapmalı olduğunuz hər şeyi (və etməyiniz lazım deyil) Ofisdən kənar bir e-poçt daxil edin

Əlaqədar məhsullar

1 Hamısına ehtiyatla cavab verin

Finesse Worldwide-ın baş icraçı direktoru Aimee Symington, bu paylama siyahısındakı hər bir şəxsin sizin nə deməli olduğunuzu bilməməsi lazım olduqda, hamısına cavab verməyin. Siyahıdakı adların nəzərdən keçirilməsini və yalnız cavabınızı tələb edənlərə cavab verməsini təklif edir. Bu, yalnız göndərənə və ya yeddi alıcıdan üçünə cavab deməkdir. Və meneceriniz və ya həmkarınız bir şeyə kopyalanmaq istəyirsə, onun tələbinə hörmət edin.

Düşüncəli cavablar başqalarına vaxt qazandıra bilər. İstər iş, istərsə də sosial səbəblərdən asılı olmayaraq, insanlar əhəmiyyətsiz bir e-poçt axınına əsəbləşməyə başlayacaqlar, çünki onları açmaq üçün dayanmalı olduqlarını söyləyirlər, Texas Protokol Məktəbinin qurucusu Diane Gottsman deyir. Buna görə hamısını Can't it make ilə cavab vermədən əvvəl növbəti dəfə brunch dəvət etdiyiniz zaman iki dəfə düşünün.

iki Mövzu satırını heç vaxt boş buraxmayın

Awesome Etiquette podcast-ın həmsədri Lizzie Post deyir ki, yaxşı bir mövzu xətti alıcılara e-poçta üstünlük verməyə kömək edir. Nə edirsən et, boş qoyma. Bir mövzu xəttini hazırlayarkən, konkret və qısaca olun, yazım və qrammatikanıza baxın. Post, bir insanın fərq etdiyi ilk şey olduğunu söyləyir.

İLGİLİ: İş həyatınızı 5 sadə addımla təşkil etdiniz

Mövzu sətri e-poçtun məzmununu əks etdirməli olduğundan, mütəxəssislər söhbətin gedişi ilə mövzu sətrini yeniləməyi məsləhət görürlər. Gottsman izah edir ki, bir e-poçtun aktuallığını azalda biləcək mövzulardan çəkinin (düşünün: böyük bir iş probleminin başlığı üçün sürətli sual) və ya kiminsə oxuduğunu düşündüyü bir mesajı qaçırmasına səbəb ola bilər. Bir e-poçt orijinal mesajdan çox uzaqlaşdısa, yeni bir mövzu başlamağı təklif edir.

3 Dərhal cavab verin

Mütəxəssislər e-poçtlar üçün uyğun bir cavab müddəti barədə razılığa gəlməsələr də, hər e-poçtun cavab almağa layiq olduğunu qəbul edirlər. Sadə bir cavab (Anladım, təşəkkürlər və ya yaxşı bir plan kimi səslənir) kifayət edərsə, bir e-məktubu oxuyan kimi cavab verməyə çalışın.

Bəzən bir e-poçt bir neçə gün çəkə biləcək bir məlumat tələb edəcək - ancaq bu, insanları asılı vəziyyətdə qoymağınıza icazə verdiyiniz anlamına gəlmir. Symington deyir ki, onlara elektron poçtlarını aldığınızı bildirin və imkan daxilində geri qayıdacaqsınız.

Səyahət edərkən və ya avtomatik cavab mesajından istifadə etməyi unutmayın ofisdən deyə əlavə edir, buna görə başqaları cavab gözləməməli olduqlarını bilirlər.

4 Diqqətlə göndərin

Post bildirir ki, doğru səbəblərə görə lazımi insanlara yönləndirdiyinizə əmin olun. Göndərmədən əvvəl, mesajla əlaqəli hər kəs üçün əlavə və adları və əlaqə məlumatlarını ehtiva edən məzmunun həssaslığını qiymətləndirin. Bəzi insanlar əlaqə məlumatlarının gizli qalmasına üstünlük verərlər. Bir mövzuda bir çox müzakirə mövzusu varsa, yeni bir e-poçt başlayın.

İLGİLİ: 5 Son dərəcə Zəhlətökən həmkarınızın vəziyyətini necə idarə etmək olar

5 Birinə kimsənin ona hücum edildiyini söylə

Hamımız orada olmuşuq. Bir virus tutur və biz bunu bilmədən hər kəsi qızartacaq linklərlə Dədəni spam edirik. Şübhəsiz ki, virus olan bir şey alırsınızsa, baş verənlərlə əlaqəli olmaya biləcək qurbana xəbər verin. Symington deyir ki, ‘Bunun baş verdiyini sənə bildirmək istədim’ dedi. Bunu etmək çox gözəl bir şeydir.

6 E-poçt göndərmə sənətinə hörmət edin

Şəxsən yaxşı bir təəssürat yaratmağı düşünürsən, niyə e-poçt personajını eyni standartda saxlamırsan? Symington deyir ki, e-poçt sizin bir əksinizdir və mətndən çox bir məktub kimi yazılmalıdır. Yazı, qrammatika və durğu işarələrini yoxlayın. Bütün başlıqlar bağırdığınızı göstərir və kiçik hər şey tənbəl olduğunuzu göstərir. Şriftlərin, rənglərin və gülən üzlərin çox olması qıcıq yarada bilər.

Mizahı aşmağa çalışmadan səmimi olun. Gottsman deyir ki, yumor hissiniz olsa belə ehtiyatla yanılın. Ton çox vaxt e-poçtda qarışıqdır və kimsə zarafatınızı ala bilmədiyi üçün qeyri-peşəkar kimi çıxmaq istəmirsiniz.

7 Unutmayın: Yeməkdə E-poçt yoxdur

Əhəmiyyətli bir başqası ilə təsadüfi bir yemək yeyirsinizsə bir şeydir (və tarix gecəsi sabahdır), ancaq bir şam yeməyində e-poçtu tamamilə yoxlamayın. Ofisdəki görüşlərə gəldikdə, bu asılıdır. Əgər həmkarlar görüşlər zamanı e-poçt əldə etmək üçün konfrans otaqlarına telefonlar və ya noutbuklar gətirirlərsə, bu, çox yaxşıdır. Şirkət mədəniyyətlərinin e-poçt ətrafında fərqli siyasətlərə sahib olacağını unutmayın. Uyğun olmaq üçün işinizdə elektron poçtun xüsusiyyətlərini bilin.