Bir iş yoldaşınızdan həddindən artıq açıq istiqamətlər, qarışıq istəklər və ya bir məktub almışsınızsa yol çox sayda lazımsız alıcı daxil olmaqla, iş yerində təsirli e-poçt ünsiyyətinin əhəmiyyətini bilirsiniz. Təşkilatsız və ya düşünülməmiş göndərilən e-poçtlar həqiqətən iş axınına mane ola bilər, ümumiyyətlə insanları bezdirə bilər və başqa yollarla qarşılıqlı əlaqəyə səbəb ola bilər.

Beləliklə, ətraflı və qisa arasında düzgün tarazlığı təmin edən aydın, təsirli bir e-poçt necə hazırlayırsınız; əlaqəli bütün doğru insanlar üçün bütün doğru mövzulara vuran biri? Əvvəlcə bir şeyin birbaşa mesajdan fərqli olaraq e-poçtla nə vaxt göndərilməli olduğunu bilməlisiniz, şəxsi görüş , və ya telefon zəngi . E-poçtlar daha uzun təlimat siyahıları göndərmək, bir layihədə iştirak etmək və ya faylları paylaşmaq üçün idealdır. E-poçt rabitəsi, daha sonra müraciət etməli olduğunuz vacib danışıqların yazılı qeydini təmin edəcəkdir. Bütün effektiv e-poçt yazarlarının 'göndər' vurmadan əvvəl etdikləri altı şey.

1. Mövzu xəttini maksimuma çatdırın

İlk növbədə, mövzu sətrini mesaja və / və ya cavabınıza uyğunlaşdırmaq istəyəcəksiniz. Keçən həftə sizə elektron poçt göndərən birisinə yazırsınız? Köhnə, əlaqəsiz bir mesajı çəkməyin və 'cavab' vurmayın - alıcınızın bir həftə əvvəl sizə yazdıqlarını tam unudub. Onları yönəltməyə kömək edin və ya yeni mövzunu və ya mesajlarına cavabınızı əks etdirən təzə bir mövzu ilə cavab hazırlayın (deyək ki, ən yeni müştərimiz Jane Doe və ya Clevelanddakı yeni evimizə dair məlumat), Peggy Duncan, Atlanta'da şəxsi məhsuldarlıq mütəxəssisi. Alıcını qarışdırmaq ehtimalı az olacaq və mesajınızı sonradan tapmaq daha asan olacaq.

İkincisi, konkret olun. Məsələn, burada pis / qeyri-müəyyən bir mövzu: İşçilər görüşü. İndi daha yaxşısı budur: Xahiş edirəm bu qoşmanı saat 14-ə qədər gətirin. heyət iclası. Lazımi bir hərəkət və ya harada və nə vaxt olduğu kimi məlumatlar daxil etdikdə, alıcıya mesajınızın əhəmiyyətini dərhal qiymətləndirməyə kömək edirsiniz. Gələnlər Detoksu və E-poçt Mükəmməlliyi Vərdişi (20 dollar; amazon.com ). Həm də tələb olunan tapşırığı yerinə yetirmələrini unutmamalarına kömək edəcəkdir.

Mövzunun nə olduğuna əmin deyilsən? Müəllif Nick Morgan deyir ki, e-poçtu daha sonra tapmalı olsaydınız istifadə edəcəyiniz açar sözləri düşünün Məni eşidirsən? Virtual Dünyada İnsanlarla necə əlaqə qurmaq olar (11 dollar; amazon.com ).

2. Ətraflı Təlimatlar verin

Yazılan istiqamətlərin aydınlığı bir iş e-poçtunun effektivliyini yarada və ya poza bilər. Bir qrup insana müvafiq tapşırıqlar verirsinizsə, onları şəxsən ayırın və hər kəsin konkret olaraq hər birindən köməyinizə ehtiyacınız olduğunu dəqiq bilmək üçün güllə nöqtələrindən istifadə edin.

3. Alıcıları diqqətlə seçin

Alıcıları əlavə etmədən əvvəl e-poçtu yazın, müəllif Vanessa Van Edwards deyir İnsanlarla Uğur qazanmağı öyrənin (12 dollar; amazon.com ). Bu, qorxulu təsadüfi göndərmənin qarşısını almaqla yanaşı, e-poçtun məzmununa əsasən alıcılar əlavə etməyinizə imkan verəcəkdir. Bu uzun multiperson e-poçt zəncirlərindən qaçmaq istəyirsiniz? Sənəd kimi bir şeyi şərh etmək üçün bir neçə insana ehtiyacınız varsa, hər kəsin min e-poçt göndərmədən bir məkanda dəyişiklik təklif edə biləcəyi paylaşılan bir fayl (Google Sənədi kimi) yaratmağı düşünün.

İLGİLİ: Yapmalı olduğunuz hər şeyi (və etməyiniz lazım deyil) Ofisdən kənar bir e-poçt daxil edin

4. Drenaj dilini kəsin

Düzəltməyə ehtiyacı olan bir snafu haqqında e-poçt göndərirsiniz? Bunun nə sürüklədiyi və ya kimin günahı olduğuna dair şeir ağlamaqdansa, diqqətinizi bu mövzuya yönəldin hərəkətə ehtiyac var bir məsələni həll etmək. Məsələn, 'Müştərinin təqdimatımızda bir problemi var və bunu düzəltmək çətin olacaq' demək əvəzinə, 'Müştərinin zəngimizə gətirdiyi bir şeyi düzəltməyinizə kömək etməyinizi istərdim' deyin. Bu edəcək mənfi rəy vermək ya da e-poçt vasitəsi ilə xoşagəlməz vəzifələrin istənilməsi daha effektivdir.

5. Cavab Təlimatlarını daxil edin

E-poçtunuza cavab tələb olunmasa belə (növbəti iki saat ərzində həkim qəbulunda olacağam və ya hesabatınızı bugün əvəzinə sabah verə bilərsiniz), bir çox insan bunu OK və ya Təşəkkürlə qəbul etmək məcburiyyətində qalır. Bu insanlara asan bir şey verin. Dinləmək istəmirsinizsə, mesajınızın sonunda ‘Cavab lazım deyil’ yazın, deyir Duncan. Hər iki tərəfdə də vaxta qənaət edir və faydasız e-poçtları qutulardakı qarışıqlıqdan saxlayır. Həm də kiməsə sual verəndə əvvəlcədən təşəkkür edirəm yazmaqdan çəkinməyin. Şəxs cavab yazdıqda bir sətirlik bir təşəkkür göndərmək istəyi hissi keçirməyinizi dayandıracaq.

6. Çox Şəxsi Olmayın

Egan deyir ki, e-poçt hisslər üçün deyil, həqiqət üçündür. Rəqəmsal yazışmalarda səs əyilməsinin və bədən dilinin olmaması səbəbindən bəzi hisslər - həmkarınıza münasibətiniz, qonşunuzun partiyası barədə düşündüyünüz - asanlıqla səhv yozula bilər. Həssas (və ya pozitivdən az) bir məsələ qaldırmaq istəyirsinizsə, əvəzinə onlara zəng edin.

İLGİLİ: Hər kəsin riayət etməsi lazım olan 7 e-poçt etiket qaydaları

• Caylin Harris tərəfindən
• Andra Chantim tərəfindən
• Maggie Seaver tərəfindən