Hamımız ani yazışmalar üçün e-poçta güvənirik və Amazon paketimizin əslində yolda olduğuna əminik. Ancaq söyləmək təhlükəsizdir, bütün tərifələyici üstünlüklərinə görə, e-poçt qutunuz, yoxlanılmadığı təqdirdə, varlığınızın lənətinə çevrilə bilər. Və qarışıq bir gələn qutusunun görünməsi dərhal hər kəs üçün dərhal bir stressdir.
E-poçtu mütəmadi olaraq yoxlamaq, qarşısını almaq mümkün olmayan gündəlik bir işdir və 'hamısına cavab ver' vurmaqda nə qədər çalışqan olsanız da, bir montaj e-poçt qutusunu idarə etmək daha asan başa gəlir. Və daha az çalışqan olsanız - olduğu kimi, imkan verməyə daha meyllisiniz. e-poçtlar ünvansız yığılır - Gələnlər qutusu təşkilatının olmaması (və e-poçt borcunda olma narahatlığı) çox güman ki məhsuldarlığınıza təsir göstərir başa düşdüyünüzdən çox. Xoşbəxtlikdən xaotik gələnlər qutusundan çıxmağın yolu var. İdarəedilməyən gələnlər qutularımızı daha yaxşı idarə etmək üçün, bizi görünməyən görünən Gələnlər Sıfırına o qədər yaxınlaşdıracağımız vaxta qənaət edən (oxuyun: həyat qurtaran) e-poçt idarə etmə hackləri üçün məhsuldarlığı artırdıq.
İLGİLİ : Bütün effektiv iş e-poçtlarının ortaq olduğu 6 şey
Əlaqədar məhsullar
1 Hər dəfə yalnız 15 dəqiqə üçün elektron poçtu yoxlayın
Məhsuldarlıq mütəxəssisi və qurucusuna görə Inkwell Press , Tonya Dalton, qısaca e-poçtları yoxlayaraq məhsuldarlığınızı artıra bilərsiniz, 15 dəqiqəlik partlayışlar . 'Gələnlər qutunuzu partiyalar halında yoxladığınız zaman qısa bir müddətdə neçə e-poçt oxuya biləcəyinizə və cavab verə biləcəyinizə təəccüblənəcəksiniz' deyir. 'Əsas məsələ bir taymer qurmaqdır, beləliklə 15 dəqiqənizin nə vaxt bitdiyini və başqa işə keçmə vaxtının gəldiyini bilirsiniz.'
iki E-poçtlar üçün vaxt bloklarını planlaşdırın
Eyni şəkildə, təyin olunmuş vaxt bloklarını (15 iş dəqiqəsi) sırf e-poçt yoxlanışı üçün planlaşdırma vərdişinə sahib olun. Gələnlər qutunuza daxil edildiyi üçün e-poçtları yuvarlanan bir şəkildə oxumaq nəticədə məhsuldarlığı əngəlləyir. Daimi ünsiyyətin vacib olduğu peşələr üçün bir cədvəl qurmaq real olmaya bilər. Ancaq işinizə uzun və sərt baxsanız, e-poçt oxu vaxtını, məsələn, hər 60 və ya 90 dəqiqədən bir təyin etməyin mümkün olduğunu tapa bilərsiniz. Rutin olana qədər təqviminizdə siqnallar qoyun. Birinin həqiqətən sənə müraciət etməsi lazımdırsa, yenidən e-poçtla göndərəcək, birbaşa mesaj göndərin və ya zəng edin. Telefonunuzda e-poçtları götürürsünüzsə, daha sonra cavab verməyi unutmamaq üçün izləməyiniz lazım olanları oxunmamış kimi qeyd edin.
İLGİLİ: Vaxt İdarəetməsini unutun— Diqqət İdarəetmə məhsuldarlığın daha yaxşı yoludur
3 Qaralama Qovluqdan Məqsədli istifadə edin
Jurnalist və ən çox satılan müəllif Charles Duhigg deyir ki, e-poçt qutunuzu yuxarıdan aşağıya doğru keçdiyiniz bir iş siyahısı halına gətirməyə icazə verməyin. Daha Ağıllı, Daha Sürətli, Daha Yaxşı . Mümkün olan ən pis işlər siyahısı, çünki sözün həqiqi mənasında hər kəs əlavə edə bilər.
Yalnız diqqətinizə ehtiyacı olanları açaraq öz işlər siyahınızı yaradın. Dərhal cavab tələb edən vacib e-poçtları axtarın (məsələn, prioritet layihələr və ya müdirinizdən). və yalnız bu mesajları açın və ya cavabı vurun. Cavab pəncərəsini kompüterinizdə açıq saxlayın və ya layihəni qaralama qovluğunda gözləyin. Görüləsi işlər siyahınız var: bu cavablar yığını. Təyin edilmiş e-poçt vaxtınızı daha az miqdarda daha az əlaqəli şeyləri sındırmağa cəhd etmək əvəzinə düşüncəli, sərt cavablar yazmaq üçün istifadə edin. Bu şəkildə məqsədiniz, təmiz bir boş poçt qutusu yerinə boş bir qaralama qovluğunu yerinə yetirmək ola bilər.
4 Partiyalarda E-poçtlar alın
Əgər kömək edə bilmirsinizsə, ancaq hər pinqi eşidəndə yoxlayın, gələnlər qutunuzdakı daimi e-poçt barajını idarə etməyin asan bir yolu (və diqqəti yayındırmağa mane olmaq) kimi bir aləti istifadə etməkdir. BatchedInbox Gmail üçün plagin sizi daim yayındırmaqdan xilas edə bilər. E-poçtlarınızı bir yerə toplayır və dalğalar halında sizə göndərir, ancaq seçdiyiniz dəqiq vaxtlarda.
5 Amansızlıqla Abunəlikdən çıxın
İlgili olmayan xəbər bülletenlərini və satış bildirişlərini bir-bir silmək məhsuldarlıq illüziyasını verə bilər, lakin həftədən sonra eyni lazımsız poçtları nəzərdən keçirmək yalnız e-poçtun təsirsizliyini artırır. Dalton, 'Qanuna görə, bütün xəbər bülletenlərində abunəlikdən çıxmaq üçün bir link olmalıdır' deyir. Abunəlikdən çıxma tələbinizi göndərmək üçün bu linki vurmaq üçün vaxt ayırın. 10 saniyəlik bir sərmayə daha təmiz bir poçt qutusu şəklində verəcəkdir. '
Dalton ayrıca qeyd edir ki, e-poçt abunəliyindən çıxmaq üçün bir tətbiqə və ya xidmətə yazılmaq, gələnlər qutunuzu qarışıqlıqdan qurtarmaq üçün lazım deyil. 'Bu proqramların çoxu, işlərini davam etdirmək üçün e-poçt adresinizi digər şirkətlərə satmaqla nəticələnir' dedi.
İLGİLİ: Telefonunuzu necə təmizləmək olar
6 Önizləmə xüsusiyyətini yandırın
E-poçt proqramınızın bir əvvəlcədən nəzərdən keçirmə xüsusiyyətindən istifadə edin (əksəriyyəti var). Bu, bir mesajın ilk bir neçə sətrini ayrı bir pəncərədə nəzərdən keçirməyinizə imkan verəcək, belə ki onu oxumaq üçün tamamilə açmanız lazım olmayacaq və lazımsız məlumatları dərhal silə bilərsiniz. (Bonus: Bu da əlavə edilmiş bir virusla mesaj açma şansınızı azaldır.)
7 E-poçtlara yalnız bir dəfə toxunun (və Beş D’dən istifadə edin)
Dalton, 5 D’i nəzərə alaraq bir mesajı açan kimi hərəkətə keçməyi təklif edir: Edin, səlahiyyət verin, silin, təxirə salın və təyin edin. 'İki dəqiqədən az bir müddət tələb edən e-poçtları tez bir zamanda edin və başqası tərəfindən əməliyyat tələb edənləri tapşırın' deyir. Heç bir tədbir tələb etməyən mesajlardan dərhal imtina edin və silin və iki dəqiqədən çox əməliyyat tələb edən bildirişləri təxirə salın. Nəhayət, müvafiq məlumatları ehtiva edən e-poçtları ayrı bir qovluğa göndərin ki, gələcəkdə onları daha asan tapasınız.
İLGİLİ: Hər kəsin riayət etməsi lazım olan 7 e-poçt etiket qaydaları
8 Qovluqlar sizin dostunuzdur
Gələnlər qutunuzu varsayılan yaddaş kimi istifadə etdiyiniz zaman, rəqəmsal bir lazımsız çekmecəyə çevrilir və bu da ehtiyac duyduğunuz şeyi çətinləşdirir. Peggy Duncan , Atlanta'da şəxsi məhsuldarlıq mütəxəssisi. Əl ilə mesajları qovluqlara düzəldə bilərsiniz, amma daha yaxşısı, mesajları birbaşa üstünlük verilən qovluğa yönləndirən avtomatik filtrlər qura bilərsiniz. Məsələn, Facebook-dan bildirişlər birbaşa Sosial Media qovluğuna gedə bilər. Marketinq qrupundan gələn bütün mesajlar birbaşa Marketinq Təşəbbüslər sənədinizə daxil olacaq. (Gmail bunu avtomatik olaraq edir, ancaq Microsoft Outlook kimi digər e-poçt xidmətləri ilə oxşar bir sistem qura bilərsiniz.) Bülletenlər kimi bir növ bütün e-poçtlar öz qovluqlarında qruplaşdırıldıqdan sonra hamısını seçib istənməyənləri silə bilərsiniz. bir klik. Sizə və işlərinizə uyğun olan avtomatik e-poçt çeşidləmə ayarı tapın və sonra qalın.
9 Konservləşdirilmiş Cavab hazırlayın
Bənzər istəkləri ehtiva edən birdən çox mesaj alsanız, Dalton, hər bir e-poçt cavabında bir az tənzimləyə və fərdiləşdirə biləcəyiniz bir standart konserv cavab yazmağı məsləhət görür. 'Varsayılan cavabı e-poçt imzalarınızdan biri kimi saxlayın, beləliklə e-poçtlarınızın gövdəsini avtomatik olaraq doldura bilərsiniz' deyir. Dahi, düzdür? (Alıcı və vəziyyət üçün dəyişdirməyi unutmayın.)
İLGİLİ: Evdən işləyərkən əslində məhsulları necə əldə etmək olar
10 Məktubları çeşidləmək üçün bir ləqəb hesabı yaradın
Bir çox e-poçt platforması (Gmail daxil olmaqla), hamısının tək bir gələn qutusuna daxil olan taxma hesabları yaratmağa imkan verir. Dalton hesablarını və digər kritik maliyyə sənədlərini təşkil etmək üçün istifadə etdiyi taktika haqqında, 'Takma ad hesablarımı tək bir qovluğa yığmaq üçün qurdum' dedi. 'Bu elektron poçtların heç biri ilə cümə günü səhərə qədər oturub vaxtımı ayırmağa və maliyyə vəziyyətimin hamısını düzəltməyə qədər işləmirəm.'
on bir Sadəcə. Etmə. Cavab ver.
Orada deyildi. Bu tövsiyə açıq-saçıq poçtlarla işləməkdən kənara çıxır və açıq-aşkar patronunuza xəyal qurmağı qəbul etmirik. Həmkarınızın iki masanın altındakı bu mesajından danışırıq. Duhigg, tez-tez insanların cavabları təkbaşına tapa bildikləri zaman tez-tez sual verdiyini müdafiə edir. Cavab verməsəm, bu cavabları tapmağa gedəcəklər. Bu cür düşüncəni kobud hiss etmədən necə həyata keçirirsiniz? Başqalarının vaxtından daha çox özünüz və öz vaxtınız barədə düşünməklə (ah!). Tətbiq etmək üçün bir mantra: İnsanlara sadəcə mənə e-poçt göndərdikləri üçün cavab verməyimin bir səbəbi yoxdur.
12 Gələnlər qutusunu yenidən düşünün
Bu, bəlkə də hər kəs üçün doğru müdriklik incisi ola bilməz - bir çox insanın hər gününü təmiz bir poçt qutusu ilə bitirmək və başlamağından razı bir şey var. Ancaq, sizin üçün bəlkə də bu gözləntilər qeyri-realdır və hətta bir qədər boğulur. Gələnlər qutunuzu dini olaraq boşaltmaq, dürüstcə vaxt itkisi ola bilər (və bəlkə də həqiqətən başqa bir şey haqqında), Duhigg deyir. Silmək, silmək, silmək vurmaq razı ola bilər və ya məhsuldar görünür, amma niyə narahat olmalısan? Sual verir: Bunu səni yaxşı hiss etdiyinə görə edirsən və ya həqiqətən faydalı olduğuna görə edirsən? Faydalı deyilsə, bəlkə təmiz bir gələn qutunuza ehtiyacınız yoxdur və bəlkə də bunu uğur barometri kimi istifadə etməyi dayandırmalısınız.
İLGİLİ: Ekran vaxtını azaltmaq üçün 8 Mütəxəssis Rəqəmsal Dekluttering Tips
